ขอเอ่ย ถึง คำว่าเงินสดย่อย (Petty Cash)
หน่อยละกันเผื่อว่าหลายคนเพิ่งเคยได้ยิน
เพราะหลาย ๆ กิจการก็ไม่จำเป็นต้องมี
เนื่องจากบริหารร้านเองหรือมีเพียงแค่สาขาเดียวจะหยิบจ่ายอะไร ก็คือ เบิกจากเจ้าของร้านหรือผู้จัดการร้านได้เองเลย
ไม่ต้องมีพิธีรีตอง แต่พอกิจการขยาย มีหลายสาขาขึ้นก็ต้องพึ่งระบบเงินสดย่อยโดยใช้ควบคุมภายใน
วิธีการคือตั้งวงเงินสดขึ้นมาเพื่อความสะดวกในการจ่ายค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ประจำเดือน เช่น ค่าน้ำประปา ค่าไฟฟ้า ค่าเชื้อเพลิง ค่าจ้างทำของนู่น นี่ นั่นที่เกิดขึ้นซ้ำ ๆ ทุกเดือนแต่มูลค่าไม่ได้เยอะมาก
แต่ละกิจการก็จะตั้งไว้ก้อนนึงให้พอเหมาะ เช่น 20,000 บาท ต่อสาขาต่อเดือน(ย้ำว่าให้พอเหมาะ ไม่ใช่เบิกเผื่อ)
ไอ้งูหลาม เป็นพนักงานในร้านตำแหน่งหัวหน้าคลังสินค้าและโดนพ่วงอีกหนึ่งภาระหน้าที่เข้าไปคือเป็นผู้ดูแลรักษาเงินสดย่อยหากใครจะซื้ออะไร ก็ต้องมาทำเรื่องเบิกกับไอ้งูหลาม
สิ่งที่น่าเป็นห่วงสำหรับกรณีของเงินสดย่อยนั้นก็คือ การที่พนักงานอย่างไอ้งูหลามจะขาดวินัยและสตินำเงินก้อนนี้ไปหมุนใช้ก่อนซึ่งเกิดขึ้นค่อนข้างบ่อยครับ
ผู้รักษาเงินสดย่อยจะรับผิดชอบทั้งจ่ายเงินและเบิกเงินทดแทนเรียกได้ว่าทำคนเดียวเบ็ดเสร็จ การที่จะเข้าไปตรวจนั้นก็ไม่ยากซึ่งจากประสบการณ์ของผู้เขียนที่เคยทำมาก็คือ
มานั่งดูว่าวงเงินสดย่อยที่ได้มาล่าสุดนั้นเดือนละเท่าไหร่
เมื่อหักลบกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงแล้วเหลือเท่าไหร่
หากลบกันแล้วเหลือ เท่ากับเงินสดย่อยในมือก็ถือว่าถูกต้องจริงแต่หากพบว่าเงินขาดก็ให้ตั้งข้อสงสัยได้เลยว่า มีการหมุนเงิน
สิ่งที่ต้องบังคับคือให้แยกวงเงินสดย่อย ออกจากเงินกองอื่น เช่น เงินที่รับมาจากลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นค่าสินค้า ค่าบริการก็ตาม โดยเฉพาะเงินส่วนตัวนี่ห้ามปนกันโดยเด็ดขาด ย้ำนะครับ ห้าม!!!
การเข้าตรวจเงินสดย่อยอีกวิธีคือเข้าตรวจแบบช้อต ชาร์จ ช้อค
วิธีนี้ไม่ต้องบอกกล่าวล่วงหน้า เจอหน้าก็ขอตรวจเลย
บางทีเงินสดย่อยอยู่ในบัตร Cash Card ก็จำเป็นต้องนั่งรถไปกดดูยอดเงินสดที่เหลือให้เห็นกับตาหน้าตู้เงินสด เอาให้จนมุมไปข้าง
หากไอ้งูหลามไม่หมกเม็ด ก็ไม่ติดประเด็นอะไร
แต่ถ้ามันคาบเงินไปปรนเปรอโคโยตี้ จ่ายดริงค์ไปทั่ว
จนต้องมาเบียดบังเงินสดย่อยบริษัท
คนดี ๆ อย่างท่านจะปล่อยไอ้งูหลามไว้หรือครับ ???
ขอบคุณครับ
ธนบรรณ สัมมาชีพ